Häufige Fragen zum Virtuellen Amt der Stadt Oberursel

Im Virtuellen Amt werden Sie mit einem Sachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin per Videochat verbunden und können Ihre Anliegen gemeinsam bearbeiten.
Die aktuell verfügbaren Dienstleistungen können Sie der Online-Terminbuchung entnehmen.

Termine können Sie über die Online-Terminbuchung vereinbaren.

1. Schritt: Termin vereinbaren

Buchen Sie Ihren Termin ganz einfach über die Online-Terminbuchung. Dabei können Sie eine oder mehrere gewünschte Leistungen aus dem Angebot des Virtuellen Amts auswählen. Sie erhalten anschließend eine Bestätigungsmail mit einem Link zur Online-Sitzung oder werden zu Ihrem Termin durch den Berater oder die Beraterin persönlich über einen Link eingeladen.

2. Schritt: Einloggen

Zum vereinbarten Zeitpunkt klicken Sie auf den übermittelten Link und treten dem virtuellen Raum bei – ganz ohne zusätzliche Anmeldung oder Softwareinstallation.

3. Schritt: Identitätsprüfung

Zur Legitimation Ihrer Person zeigen Sie Ihren gültigen Lichtbildausweis (Personalausweis oder Reisepass) über die Kamera.

4. Schritt: Gemeinsame Bearbeitung

Ihre Sachbearbeiterin oder Ihr Sachbearbeiter führt Sie durch die Anträge. Formulare können direkt im Browser ausgefüllt werden, sofern Sie nicht über das Fachverfahren zur Verfügung gestellt werden können. Im Anschluss können diese digital unterschrieben werden (Touchpad oder TAN-Verfahren).

5. Schritt: Dokumente erhalten

Nach Abschluss können Ihnen die meisten Dokumente zum Download bereitgestellt werden. 

Die virtuelle Beratung findet mit einer unserer Sachbearbeiterinnen oder einem unserer Sachbearbeiter des Einwohnerbüros statt.

Ja, es können mehrere Anliegen in einem Termin abgewickelt werden.

Sie benötigen ein internetfähiges Endgerät (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone) mit Mikrofon, Kamera und Zugang zum Internet.

Nein, der Service ist browserbasiert. Das Herunterladen oder Installieren einer App bzw. eines Programms ist nicht notwendig.

Ja, zwecks Legitimation Ihrer Person ist das Einschalten der Kamera notwendig. Zudem müssen Sie ein amtliches Ausweisdokument bereithalten.

Sie können einen virtuellen Termin von überall aus wahrnehmen. Für einen optimalen Ablauf und zum Schutz Ihrer Daten empfehlen wir jedoch einen ruhigen Raum, in dem Sie nicht gestört werden und unbefugte Dritte nicht mithören können.

In diesem Fall bitten wir Sie, soweit möglich, erneut Ihren Sachbearbeiter oder Ihre Sachbearbeiterin zu informieren und ggf. einen neuen Termin zu vereinbaren.

Ja, auch im Virtuellen Amt kann es zu Wartezeiten kommen.

Nach Vereinbarung eines Termins erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Diese enthält den Link zu Ihrem Termin oder die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter lädt Sie spontan zu Ihrem Termin mit einem Link ein, mit dem Sie sich direkt in die Online-Sitzung einloggen können.

Sie können den Termin über Ihre Bestätigungsmail stornieren und nach Bedarf einen neuen Termin vereinbaren.

Formulare können während des Online-Termins ausgefüllt werden, sofern Sie nicht direkt durch das Fachverfahren zur Verfügung gestellt werden können.

Die Legitimierung erfolgt direkt über Ihre Kamera während des Videochats.
Halten Sie zur Identitätsprüfung zu Beginn der virtuellen Beratung bitte einen amtlichen Identitätsnachweis bereit. 

Zum einen müssen Sie zur Legitimation Ihrer Person die Kamera eingeschaltet haben, zum anderen müssen Sie ein amtliches Ausweisdokument bereithalten. Weiterhin können von Ihnen Daten abgefragt werden, um einen Datenmissbrauch auszuschließen. Eine Teilnahme anonymisierter Personen ist nicht möglich.

Neben der Online-Signatur über ein Touchpad steht Ihnen die Signatur-Variante über Hidden-TAN, bzw. Handy-TAN zur Verfügung (ein digitales Einmal-Passwort, das wie eine Unterschrift funktioniert). Mit diesen Varianten kann über jedes Endgerät eine rechtssichere Signatur geleistet werden. 

Alle unterschriebenen Online-Formulare werden automatisch gesperrt. Dem Sachbearbeiter bzw. der Sachbearbeiterin ist es danach nicht mehr möglich, Änderungen vorzunehmen.

Wurde Ihr Anliegen in unserem Virtuellen Amt bearbeitet, werden Ihre Daten sieben Tage nach Abschluss Ihres Anliegens automatisch gelöscht.

Nein, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Stadt Oberursel (Taunus) werden von Ihnen keine Aufzeichnungen des Gesprächs (in Bild, Video oder Ton) anfertigen.
Sollten sich Smart‐Home‐Geräte in der Nähe Ihres Endgerätes befinden, bitten wir Sie, diese während der Beratung auszuschalten.

Die meisten Dokumente können zum Download bereitgestellt werden. 

Ja, es besteht eine direkte Verbindung zu unserem E-Payment-System.
Bei Leistungen, die direkt abgeschlossen werden, können anfallende Gebühren während des Beratungsgesprächs online ausschließlich per PayPal bezahlt werden. Eine andere Zahlungsart ist im Virtuellen Amt nicht möglich.

Datenschutzhinweise
Im Rahmen der Terminvereinbarung verwenden wir Ihre Kontaktdaten, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeiten, ausschließlich zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung des vereinbarten Termins.
Nutzen Sie für Ihr Anliegen unser Virtuelles Amt, werden außerhalb der zuvor beschriebenen Terminvereinbarung personenbezogene Daten für die Bearbeitung Ihres gewünschten Anliegens erhoben.

Datenübermittlung
Auch mit Blick auf die Terminvereinbarung erfolgt eine Datenweitergabe an Dritte zu keinem Zeitpunkt. Ihre Daten werden von der Firma Smart CJM in unserem Auftrag und unter unserer Weisung verarbeitet und sonst nur gegenüber den Beschäftigten des Einwohnerbüros offenbart, die sich mit dieser Thematik befassen.

Nutzen Sie für Ihr Anliegen unser Angebot der virtuellen Beratung, erfolgt auch hier keine Datenweitergabe an Dritte. Ihre Daten werden von unserem Rechenzentrum  ekom21 in unserem Auftrag und unter unserer Weisung verarbeitet und sonst nur gegenüber den Beschäftigten des Einwohnerbüros offenbart, die sich mit dieser Thematik befassen.