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Die Elektronische Bauakte - ELBA -

Informationen für Bauherren und Architekten

Wie das digitale Verfahren bei der elektronischen Bauakte funktioniert, stellen wir auf dieser Seite Schritt für Schritt vor.

Um am digitalen Verfahren teilnehmen zu können, benötigen wir von Ihnen eine

Diese Teilnahmeerklärung ist von den jeweiligen Nutzern (Bauherrschaft, Entwurfsverfasser, Fachplaner etc.) zu unterschreiben und der Bauaufsichtsbehörde im Original vorzulegen oder per Fax zu übermitteln.

Gleichzeitig ist das Bauantragsformular BAB 01 (siehe unter "Baugenehmigungsverfahren" - Formulare) zu übersenden.

Baugenehmigungsverfahren - Anwendungshinweise

Wir haben für Antragsteller und Entwurfsverfasser (z.B. Architekten) sowie für Prüfingenieure Hinweise zu Struktur und Nutzungsregeln der elektronischen Bauakte der Bauaufsichtsbehörde Oberursel zusammengestellt:

Baugenehmigungsverfahren - Formulare

Wo liegen die Vorteile der elektronischen Bauakte?

Für alle Beteiligten wird ein hohes Maß an Transparenz erreicht, da der Status der Bearbeitung für Berechtigte jederzeit nachvollziehbar ist. Wesentlicher Vorteil besteht für den Antragsteller in der Verfahrensbeschleunigung, weil die Postwege zugunsten der Bearbeitungszeit entfallen.

Daneben werden sich materielle Einsparungen für alle Beteiligten ergeben, denn Portokosten und Papier verringern sich und Mehrfachausfertigungen der Bauvorlagen gehören der Vergangenheit an. Parallel dazu ergeben sich weitere Zeiteinsparungen dadurch, dass die Bearbeiter zeitgleich auf die Dokumente zugreifen zu können.

Schließlich wird auch die Kommunikation zu den Vorgängen erleichtert, weil die Unterlagen für jeden Kommunikationspartner jederzeit verfügbar sind und auch E-Mails zum Vorgang direkt in der Akte gespeichert werden.

Ist ein Genehmigungsverfahren abgeschlossen, stehen die Unterlagen in digitaler Form weiterhin jederzeit zur Verfügung, ohne Archivraum zu beanspruchen und entsprechenden Personalbedarf bei Akteneinsichten auszulösen.

So funktioniert das digitale Verfahren:

1. Schritt - Einreichen des jeweiligen Antrages

Der Antragsteller (Entwurfsverfasser, Architekt) lädt die Teilnahmeerklärung zum digitalen Bearbeitsverfahren als PDF herunter und sendet diese, im Original unterschrieben von Bauherr und Entwurfsverfasser sowie gegebenenfalls weiteren Fachingenieuren, per Post oder per Fax

  • bei Verfahren nach § 57 und § 58 HBO an die Bauaufsicht
  • bei Verfahren nach § 56 an die Stadtplanung
      

zurück.

Diese Teilnahmeerklärung beinhaltet auch eine Konformitätserklärung über die digitalen Dokumente. So kann – bis auf weiteres – eine digitale Signatur anstelle der analogen Unterschriften ersetzt werden.

Gleichzeitig muss das jeweilige Formular (BAB 01, BAB 10, BAB 33) übersandt werden. Die Formulare können von der der Homepage des Hessischen Wirtschaftsministeriums heruntergeladen werden.

Die erforderlichen Formulare bzw. den Link zur Ministeriums-Homepage haben wir unter 
> Baugenehmigungsverfahren - Formulare (s.o.) zusammengestellt.

Elektronische Bauakte - Projektraum
(nur bei Verfahren nach § 57 und § 58 HBO)

Die Bauaufsichtsbehörde richtet die entsprechende digitale Bauakte – den Projektraum – ein.
Antragsteller, Entwurfsverfasser sowie die am Genehmigungsverfahren Beteiligten erhalten per E-Mail eine Einladung (als Link) und den individuellen Zugangscode zum Projektraum der Einzelakte.
Gleichzeitig ist die einmalige Anmeldung zum Projektserver (der Firma Conject) erforderlich, die auch für zukünftig weitere Bauanträge der gleichen Beteiligten gilt.

Vom Zeitpunkt der Anmeldung an können die Bauvorlagen auf dem Projektserver im Projektraum abgelegt werden.
Die Beteiligten können – in einzelnen Schritten oder auf einmal - von beliebigem Internetzugang aus ihre Pläne und Unterlagen jederzeit auf den Server hochladen.
Alle Unterlagen sind im PDF–Format einzustellen.

Ist aus Sicht des Entwurfsverfassers der Bauantrag vollständig in den Projektraum hochgeladen, informiert er über die „Kommunikationstaste“ des Systems die Bauaufsicht.
Der zuständige Sachbearbeiter wird dann umgehend automatisiert über den eingereichten Bauantrag informiert und kann – wie bisher - mit seiner Prüfung auf Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen beginnen.

2. Schritt - Beteiligung der Stellung nehmenden Behörden

Ist die Vollständigkeit des jeweiligen Antrages festgestellt, beginnt die Bauaufsicht mit der Prüfung des Antrags und beteiligt die Behörden.
Auch dieser Schritt erfolgt automatisiert durch das System, die erforderlichen Behörden erhalten per E-Mail die Einladung zum Projektraum und ihre Bearbeitungsfrist beginnt.

3. Schritt - Stellungnahmen

Ist die Bearbeitung durch die Behörden abgeschlossen, wird die jeweilige Stellungnahme hochgeladen und erneut die Bauaufsicht automatisiert informiert.

Die Prüfstatiker können die Statikunterlagen digital oder analog erhalten, bei analoger Eintragung der Prüfvermerke sind die Unterlagen anschließend zu scannen und hochzuladen, die digitale Eintragung der Prüfvermerke ist mit einem Viewer (kostenfreie Viewer stehen zur Verfügung), der lokal am Arbeitsplatz vorhanden sein muss, zu erstellen und die erstellte Datei wird hochgeladen.
Damit wird für die Art der Bearbeitung weiterhin freie Wahl des Prüfingenieurs gegeben sein.

Entwurfsverfasser und Bauherr haben die Möglichkeit, den Inhalt zur Kenntnis zu nehmen. Aufgrund dieser Verfahrenstransparenz kann  –  bei negativer Stellungnahme  –  sofort Rücksprache genommen werden.

Nach erfolgter Klärung und positiven Stellungnahmen setzt die Bauaufsichtsbehörde die Prüfung des Antrags fort.

4. Schritt - Genehmigung (nur § 57 und § 58)

Nach Abschluss aller Bearbeitungsprozesse und Vorliegen der erforderlichen Unterlagen wird die Genehmigung erteilt, indem die Bauaufsicht erforderliche Grüneintragungen digital vornimmt und die Genehmigungsdatei hochlädt.

Anschließend wird ein Farbausdruck erstellt. Der Bauherr erhält die Genehmigung (nur bei Verfahren nach § 57 und § 58 HBO). Die digitale Ausfertigung verbleibt im Projektraum.

5. Schritt - Nachweise, Prüfberichte

Der Bauherr hat die Möglichkeit, die vorzulegenden Bescheinigungen der Nachweisberechtigten hochzuladen, bevor sie entweder per Post oder per Fax der Bauaufsichtsbehörde vorgelegt werden.

6. Schritt - Baufortschritt, Fertigstellung

Die während des Baufortschritts bei der Bauaufsicht eingehenden Anzeigen und Nachweise werden in der elektronischen Akte gespeichert.

Kontakt zur Bauaufsichtsbehörde Oberursel:

GB 65-653 - Bauaufsicht
Adresse:Rathausplatz 1
61440 Oberursel (Taunus)
Gebäude:Rathaus, Gebäudeteil A
Stockwerk:3. OG
Tel.:06171 502-400
Fax:06171 502-7117
E-Mail:bauaufsicht(at)oberursel.de

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