Wird ein Testament bei einem Amtsgericht hinterlegt, benachrichtigt der Notar, der das Testament erstellt hat, das für den Geburtsort zuständige Standesamt.

Verstirbt nun diese Person, teilt der Standesbeamte dies dem für den Geburtsort zuständigen Standesamt mit. Das Geburtsstandesamt prüft, ob ein Testamentseintrag vorhanden ist und schickt eine "Mitteilung über einen Sterbefall in Nachlasssachen" an das Amtsgericht, wo das Testament hinterlegt wurde.

Ist der Sterbefall einer über 16 Jahre alten Person zu beurkunden, die in früheren deutschen Gebieten (z.B. CSSR) oder  nicht im Inland  geboren war, wird die Beurkundung der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin mitgeteilt.

Ein Beispiel zum besseren Verständnis:

Eine Person hat ein Kind, ist aber mit dessen anderen Elternteil nicht verheiratet,
oder
ein Kind wurde von einer nicht verheirateten Einzelperson adoptiert

In diesen Fällen benachrichtigt der Standesbeamte, der das Geburtenbuch des Kindes führt, das Geburtsstandesamt der (Einzel)Person bzw. die Urkundenstelle oder das Amtsgericht Schöneberg in Berlin.

Der Standesbeamte, der eine solche Nachricht erhält, vermerkt die Geburt des Kindes am Geburtseintrag dieser Person und führt die Benachrichtigungskarte in der sogenannten  Testamentskartei.

Verstirbt nun diese Person, verständigt der Standesbeamte das Nachlassgericht oder den Notar, von welchem er die Benachrichtigung erhalten hat.

Ebenso verfahren die Urkundenstelle und das Amtsgericht Schöneberg.

So ist gewährleistet, dass jedes Testament, jeder Erbvertrag usw. bei der Verteilung des Nachlasses berücksichtigt wird und auch die "nichtehelichen" oder "adoptierten" Kinder ihr Erbteil erhalten.

Vor dem Tode des Erblassers darf nur dem Erblasser selbst Auskunft darüber erteilt werden, ob eine Verwahrungsnachricht vorliegt oder nicht.